Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) — Mustertext
⚠ Mustertext — individueller AVV erforderlich
Diese Seite zeigt den Standard-AVV-Rahmen. Vor produktiver Nutzung wird ein individueller, von beiden Seiten unterzeichneter AVV erstellt. Diese Online-Fassung ersetzt nicht den unterzeichneten Vertrag.
Vertragspartner
- Verantwortlicher: Der Kunde (Auftraggeber)
- Auftragsverarbeiter: ELMETIC GmbH, Gries 55, 9909 Leisach, Österreich
Gegenstand und Dauer
Verarbeitung der vom Kunden in ServiceHub eingestellten personenbezogenen Daten zur Vertragserfüllung. Dauer: für die Dauer des Hauptvertrags; nach Vertragsende werden die Daten gemäß BAO §132 sieben Jahre aufbewahrt, soweit der Kunde keine vorzeitige Löschung verlangt (sofern gesetzlich zulässig).
Art und Zweck der Verarbeitung
Speicherung, Strukturierung, Auslesung, Verwendung, Übermittlung an den Kunden und dessen Geschäftspartner (z. B. Rechnungsversand) zur Bereitstellung der Anwendungsfunktionen.
Betroffene Kategorien personenbezogener Daten
- Mitarbeiterdaten des Kunden (Name, Kontakt, Rolle)
- Endkundendaten des Kunden (Stammdaten, Belegdaten)
- Finanzdaten (Zahlungsdaten, IBAN/BIC)
- Login- und Audit-Daten
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)
Vertraulichkeit
- Pseudonymisierung (UserId statt Klarname in Beleg-Tabellen)
- Verschlüsselung at-rest: LUKS-Disk + AES-256-GCM für API-Secrets
- Verschlüsselung in-transit: HTTPS mit HSTS preload (max-age 2 Jahre)
- Bcrypt-Hash für Passwörter (cost 10)
- Session-Token nur als Hash in DB
- Secrets niemals im API-Response (nur masked)
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle (admin / management / backoffice / technician)
Integrität
- SQLite WAL für Schreibsicherheit
- Audit-Log nicht-modifizierbar (append-only)
- Mirror-Snapshot zu Off-Site-Storage
Verfügbarkeit und Belastbarkeit
- systemd-Auto-Restart bei Fehler
- Graceful Shutdown unter 8 Sekunden
- Tägliches Backup um 03:30, Aufbewahrung 14 Tage lokal + Off-Site Hetzner-S3
- Health-Check-Endpoint überwacht 14 Komponenten (database, prisma, filesystem, queue, worker, mail, ocr, ai, pdf, uploads, env, modules, numberRanges, uploadDiskSpace)
Wiederherstellbarkeit
- Restore-Ablauf dokumentiert in
docs/betrieb/RUNBOOK_SERVICEHUB.md - Test-Restore mindestens halbjährlich
Subverarbeiter
- Hetzner Online GmbH (Hosting, Deutschland)
- Mailprovider laut individueller Konfiguration im Firmenprofil
- Optional: OpenAI / Anthropic (nur wenn KI-Funktionen aktiviert) — DPA vorab abschließen
Rechte des Verantwortlichen
Der Kunde kann jederzeit:
- Datenexport seines Tenants verlangen
- Vor-Ort-Audit der Sicherheitsmaßnahmen durchführen
- Subverarbeiter-Information aktualisieren lassen
Vertragsunterzeichnung
Der individuelle AVV wird vor Aufnahme der produktiven Nutzung in beiderseitig unterzeichneter Form erstellt. Diese Online-Fassung dient ausschließlich der Information.